Статья будет полезна руководителям, специалистам по кадрам, секретарям и делопроизводителям. Если вы собираетесь переходить на ЭДО и выбираете оператора или еще сомневаетесь, стоит ли отказываться от бумаги, тогда вам будет проще определиться с выбором и принять окончательное решение.
Напомним, что электронный документооборот в организациях бывает разный. Мы выделяем для себя три основных.
По-серьезному мы озадачились внешним ЭДО с контрагентами в начале апреля 2020 года, после того как всех принудительно отправили на самоизоляцию и стало понятно, что коронавирус с нами надолго. «Эвакуация» из офиса проходила оперативно: нужно было забрать самое необходимое для работы. Генеральный директор взял домой печать и принтер с функцией сканера. Спустя пару дней мы завели задачу в Мегаплане «Сканы и отправка документов в эпоху разобщенности», чтобы подписывать срочные документы и потом отправлять их по адресам с курьерами.
Но если с клиентами и подрядчиками было понятно, как взаимодействовать, то с кадровым документооборотом наоборот. Мы продолжаем отправлять курьеров с бумажными экземплярами документов к сотрудникам, которые работают дистанционно. Но когда это занимает много времени, например при отправке в другой город, дополнительно просим их прислать нам подписанные сканы этих документов по электронной почте.
Для внутреннего документооборота и всевозможных согласований нам вполне хватает возможностей Мегаплана.
Переход на электронный документооборот с клиентами и партнерами мы, как водится, начали с выбора оператора. Обмениваться документами по электронной почте тоже можно, но это небезопасно и неудобно. Никто не застрахован от взлома, к тому же документы легко могут затеряться в большом количестве писем. Потом озадачились покупкой электронной подписи. Имейте в виду: если вы сдаете отчетность через интернет, дополнительно приобретать электронную цифровую подпись вам не нужно — подойдет та, что используется для отчетности.
Мы выбирали между двумя самыми популярными системами: пробовали «Диадок» и «Такском». В итоге выбрали «Такском», потому что у него бесплатная интеграция с 1С. А если у вас есть подписка «ИТС:Техно», вы сможете бесплатно отправлять 50 документов в месяц, если подписка «ИТС:Проф» — 100 документов.
Переход на ЭДО дал нам колоссальную экономию трудозатрат. Сравните работу с документами для контрагентов, когда в организации действует электронный документооборот и когда бумажный.
Бумажный документооборот
Электронный документооборот
С учетом того, что даже небольшие компании ежегодно отправляют тысячи документов через почту, ЭДО избавил сотрудников бухгалтерии от кучи рутинных операций. Теперь наш бухгалтер тратит не больше пяти минут в день на массовую подпись и отправку документов из привычной ему 1С. Раньше эту работу выполняли четыре человека и на это уходило несколько часов.
Кроме снижения рабочей нагрузки на сотрудников, очевидные плюсы ЭДО в любом бизнесе — экономия времени доставки и средств. Вот наглядное сравнение стоимости разных типов доставки на основе нашего опыта:
Организация платит только за исходящие документы, а входящие оператор обрабатывает и хранит бесплатно. Это означает, что если вам выслали документ, вы его принимаете, подписываете и отправляете обратно, то эта процедура вашей организации ничего не стоит. В отличие от почтовых пересылок, где каждая сторона платит за отправку документов.
Раньше контрагенты не всегда вовремя возвращали подписанные на бумаге закрывающие документы, а некоторые и вовсе не делали этого. Документы терялись, и приходилось отправлять их заново. При обмене электронными документами такая ситуация, конечно, тоже возможна, но случается гораздо реже.
Читать далее : https://megaplan.ru/blog/experience/kak-perejti-na-edo/
Все фото и видеоматериалы принадлежат их владельцам и используются только в демонстрационных целях. Пожалуйста, не используйте их в коммерческих проектах.