ЭДО – это создание, согласование, хранение, учет и отправка документов в электронном виде, без необходимости их распечатывать. Все цифровые копии документов имеют такую же юридическую силу, как оригиналы.
Все действия с документами вы и ваши сотрудники осуществляют в системе электронного документооборота, или СЭД. Это облачный сервис, который дает возможность хранить все документы компании в электронном виде и управлять ими.
Всё удобно и прозрачно: вы видите список документов, которые у вас есть, в любой момент в пару кликов можете посмотреть, когда и кем они были созданы, отредактированы, согласованы и т.д.
Чтобы этим пользоваться, нужно купить лицензию на программу, ЭЦП и платить абонентскую плату за то, что сервис работает.
Некоторые компании автоматизируют документооборот частично. Допустим, договоры с контрагентами заключают в электронном виде и закрепляют электронно-цифровой подписью, а внутренние заявления, приказы и распоряжения распечатывают, согласовывают и подписывают вручную.
Электронный документооборот «на максималках» – это полный отказ от бумажных документов, и внутренних, и внешних.
Главное, что нужно понять, прежде чем переходить на ЭДО – нужен ли он вашей компании, облегчит ли решение повседневных рабочих задач и ускорит ли бизнес-процессы.
На практике он подходит любым компаниям с большим объемом корреспонденции – не только крупного, но среднего и малого бизнеса. Если у вас пара сделок в год, не стоит заморачиваться. Большой объем – это сотни сделок в месяц, когда бумажная работа действительно отнимает много времени и ресурсов. Если это про ваш бизнес, смысл во внедрении ЭД есть.
Плюсы такого подхода очевидны. Это практически то же самое, если сравнить электронную почту и обычную.
Еще важный плюс: электронный документооборот помогает избегать проблем, связанных с ошибками в документах, утратой документов, которые нужно хранить, чтобы не попасть на штрафы от налоговой и т.д.
Минусы тоже есть. Во-первых, это затраты на внедрение, в том числе лицензия на программу, электронно-цифровую подпись, которая обязательно нужна при ведении электронного документооборота. Плюс это плата за услуги по установке и настройке, если они вам понадобятся.
Во-вторых, придется обучать сотрудников работе с новой программой, возможно, с нуля. Либо своими силами, либо с помощью специалистов за определенную плату. Это еще плюс денежные расходы. Есть вариант – обучить самостоятельно, но на это понадобится больше времени.
В-третьих, это новое условие, которое нужно прописывать во всех договорах с бизнес-партнерами. Возможно, кому-то из контрагентов, кто привык работать по старинке и не хочет ничего менять, это не подойдет. Ведь за пользование системой электронного документооборота придется платить абонентскую плату.
Тем не менее, все эти трудности решаемы, а новый подход к ведению документов упрощает многие бизнес-процессы, в итоге у сотрудников остается больше времени на более важные интеллектуальные задачи. Бизнес экономит деньги и человеко-часы, благодаря чему расходы на СЭД с лихвой окупаются.
Итак, мы прояснили все выгоды и риски электронного документооборота. Если если вы приняли решение, у вас, наверняка, появятся вопросы: как его внедрить, какую систему выбрать? Окупится ли она и как перевести сотрудников и бизнес-процессы на новый подход ведения документации.
Далее мы расскажем, на что обращать внимание при выборе системы для вашей компании и ваших бизнес-задач.
Рекомендуем смотреть по следующим критериям:
1) Достаточность функционала для задач вашей компании – целесообразно выбрать системы, которые могут предложить модули конкретно под ваши задачи. Пример системы с модульным принципом лицензирования – DIRECTUM.
Это актуально для среднего и малого бизнеса, так как 100% функционал – это и накладно при ограниченном бюджете, и не обязательно, если компания небольшая.
2) Возможность расширения по функциям. По мере того, как бизнес растет, для его обеспечения в дальнейшем могут понадобиться новые функции ЭД.
3) Возможность расширения по масштабу. Изначально система рассчитана на ограниченное количество клиентских рабочих мест. В ходе расширения компании доступ к СЭД может понадобиться большему количеству сотрудников.
4) Стоимость внедрения и эксплуатации, и за какой период затраты на электронный документооборот окупятся.
Нужно учесть все затраты, в том числе:
«Львиная доля» затрат – это стоимость хранилища данных. Если искать компромисс между надежностью, безопасностью и дороговизной, оптимальный вариант для малого и среднего бизнеса – системы на основе Microsoft SQL Server. Например, Дело, А2Б СЭД.
5) Качественный уровень техподдержки. Сюда относится консультирование (что особенно важно, если вы решите внедрять СЭД и обучать сотрудников самостоятельно), своевременное устранение ошибок в работе системы, наличие демо-версии и обучающих материалов.
Далее приведем краткий обзор популярных на 2021 год российских систем электронного документооборота, которые подходят для малого и среднего бизнеса.
В этой системе можно выполнять следующие задачи:
Эта система создана под конкретный список отраслей применения: например, интернет-магазины, сфера услуг, образование, бухгалтерия, рекламное агентство, строительный бизнес, оптовая торговля и еще 15 отраслей.
Поддерживается в браузере, Windows, на Android и iOS. Размещается на облаке или на сервере.
Бесплатной версии нет, есть пробный период.
Стоимость – от 150 рублей в месяц за 1 пользователя и от 15 000 рублей за лицензию единоразово за команду до 10 пользователей.
Система предлагает набор умных инструментов для внутреннего и внешнего документооборота.
В ней есть следующие функции:
Поддерживается в браузере, Windows, на Android и iOS. Размещается на облаке или на сервере.
Бесплатной версии нет, есть пробный период.
Есть именная и конкурентная лицензия. Именная стоит от 500 до 625 рублей, конкурентная – от 1 200 до 1 500 рублей за каждого пользователя в зависимости от периода (3 мес., 6 мес., 1 год).
Система включает полный набор инструментов и рассчитана на максимальные нагрузки. Также подходит для малого и среднего бизнеса с большим объемом документооборота.
Поддерживается в браузере, Windows, на Android и iOS. Размещается только на сервере.
У неё нет бесплатного периода и пробной версии.
Стоимость лицензии для одного пользователя, которую нужно заплатить единоразово, зависит от того, где будут храниться данные. Самый бюджетный вариант: 9 900 рублей для СУБД Microsoft SQL Server.
Для неограниченного количества пользователей разовая лицензия стоит 14 600 рублей.
Во-первых, закрепите это на уровне внутренних актов. Пропишите в учетной политике, что документы будут составляться в электронном виде и подписываться электронно-цифровой подписью.
Во-вторых, составьте схему, по которой в вашем бизнесе происходит документооборот сейчас. Каким сотрудникам к каким документам нужен доступ. Продумайте, кто что может редактировать, согласовывать и подписывать электронной подписью и посчитайте, сколько клиентских рабочих мест в будущей СЭД вам нужно.
Под эту цифру и задачи подберите систему. Учитывайте, как они работают – через облако или сервер, другие технические характеристики. Полезно при выборе ознакомиться с отзывами тех, кто уже пользуется СЭД.
Обязательно проинформируйте всех бизнес-партнеров о том, что подключаете электронный документооборот, чтоб они были в курсе. Рекомендуем также учитывать тот факт, кто из ваших контрагентов уже работает в ЭДО и в каких, кто готов работать.
Все фото и видеоматериалы принадлежат их владельцам и используются только в демонстрационных целях. Пожалуйста, не используйте их в коммерческих проектах.